Пропуск на склад WB: как оформить
Пропуск на склад ВБ оформляется в личном кабинете WB Partners в деталях поставки: ФИО водителя, госномер, число мест. Срок, QR-код, что делать на КПП.
Пропуск на склад ВБ оформляется в личном кабинете WB Partners, в разделе «Поставки», внутри уже созданной поставки: в её деталях есть ссылка на оформление пропуска и штрихкода. Вы заполняете ФИО водителя, марку и госномер машины, тип упаковки и количество мест, после чего система выдаёт электронный пропуск с QR-кодом. Его показывают на КПП вместе с паспортом водителя, без действующего пропуска машину на территорию не пустят.
Где именно в кабинете оформляется пропуск
Пропуск нельзя получить отдельно от поставки. Сначала поставка создаётся в разделе «Поставки», в ней указываются артикулы, количество единиц и тип упаковки. Потом в деталях поставки открывается оформление пропуска и штрихкода на всю поставку.
Если груз везут две машины, пропуск оформляется на каждую отдельно. Штрихкод поставки тоже выдаётся на каждое транспортное средство. На одной машине может ехать несколько поставок, но пропуск привязан к машине и складу, а не к товару.
Что подготовить до оформления
Заполнение формы занимает несколько минут, если данные уже под рукой.
| Что нужно | Откуда берётся |
|---|---|
| Номер поставки | Личный кабинет, раздел «Поставки» |
| ФИО водителя | Паспорт, буква в букву |
| Марка и госномер | Свидетельство о регистрации машины |
| Дата заезда | Выбирается при оформлении |
| Количество коробов или паллет | Состав поставки |
| Телефон водителя | Не обязателен, но помогает КПП дозвониться |
ФИО сверяют с паспортом на проходной. Если в пропуске написано одно, а в документе другое, водителя развернут.
Пошагово: как оформить пропуск на склад ВБ
- Создайте поставку в разделе «Поставки» и сохраните её.
- Откройте детали поставки и перейдите к оформлению пропуска.
- Заполните форму: водитель, машина, тип упаковки, количество мест, телефон.
- Отправьте форму и дождитесь статуса одобрения. Проверка обычно занимает минуты.
- Скачайте и распечатайте QR-код. Размер ярлыка 58 на 40 мм.
- Сгенерируйте и наклейте штрихкод поставки на машину.
- Проверьте, встала ли машина в электронную очередь.
QR можно показать и с экрана телефона. Но бумажный вариант надёжнее: на морозе телефон садится, а в приложении старой версии новый формат кода может не отображаться.
Сколько действует пропуск и можно ли его продлить
По правилам, которые Wildberries ввёл в июле 2025 года, электронный пропуск действует 72 часа с момента создания. Один QR-код даёт один заезд: после первого сканирования он блокируется. Второй заезд по тому же коду невозможен, даже если груз не поместился в машину целиком.
Продлить пропуск нельзя. Если срок вышел или дата поездки сдвинулась, старый пропуск удаляют и создают новый на нужную дату. До въезда данные ещё можно отредактировать: поменять дату, госномер или водителя. Если водителя заменили в последний момент, правьте ФИО до подъезда к КПП, а не на проходной.
Срок и формат кода Wildberries менял уже не раз, поэтому перед поездкой сверяйте условия в кабинете на seller.wildberries.ru.
Потерял пропуск на склад ВБ: что делать
Пропуск электронный, и это хорошая новость. Если потерял пропуск на склад ВБ в бумажном виде, его не нужно оформлять заново: зайдите в детали той же поставки и скачайте QR-код повторно, затем распечатайте. Номер и код остаются те же, пока действует срок и код не отсканирован на въезде.
Другая ситуация, если пропуск уже просрочен или по нему заезжали. Тогда восстанавливать нечего, нужен новый пропуск на новую дату. Создавайте его до выезда, а не из кабины на подъезде к складу.
Если QR есть, но сканер на проходной его не читает, обращайтесь к дежурному на КПП или в поддержку Wildberries из кабинета.
На всех ли складах нужен пропуск
Нет, пропускной режим работает не на каждом объекте. Крупные распределительные центры пускают машины только по электронному пропуску. У возвратных сортировочных центров и у транзитных FBO-поставок, которые забирает сам Wildberries, требования другие.
Статус смотрят на карте складов в личном кабинете: там у объекта видно, нужен пропуск или нет, работает ли электронная очередь и принимает ли склад поставки по QR. Wildberries вводит и отменяет пропускной режим на отдельных складах, поэтому проверять нужно перед каждой поставкой, а не по памяти.
Пропуск привязан к конкретному складу. Пропуск на Коледино не сработает на Электростали, и наоборот.
Постоянный пропуск: кому он нужен
Продавцу обычно нужен только разовый пропуск под поставку. Постоянный пропуск оформляют сотрудникам склада и водителям, которые работают со складом долго, через отдел кадров или кадровое агентство.
| Признак | Разовый | Постоянный |
|---|---|---|
| Кому | Продавцу под конкретную поставку | Сотрудникам и водителям-партнёрам |
| Где оформляют | Личный кабинет WB Partners | Отдел кадров или агентство |
| Срок оформления | Сразу при создании поставки | 3–5 рабочих дней |
| Документы | Паспорт водителя, СТС, путевой лист или доверенность | Паспорт, СНИЛС, ИНН, фото 3×4, договор |
| Сколько действует | 72 часа, один заезд | Пока действует договор |
Пешие посетители тоже проходят по пропуску, а не просто по паспорту.
Что происходит на КПП и в очереди
Водитель подъезжает к пункту досмотра и показывает паспорт и QR-код. Сотрудник склада сканирует штрихкод поставки и проверяет количество грузовых мест. Если всё сходится, машину пускают на разгрузку и выдают талон с номером дока.
На многих складах действует электронная очередь. Следить за ней можно на табло склада, в приложении для партнёров и в кабинете. Когда на табло появился номер ворот, на заезд даётся 5 минут. Не успели, статус сбрасывается и машина встаёт в очередь заново.
Паллеты после выгрузки забирают сразу, в том же количестве, что привезли. Приехать за ними позже не получится.
Частые ошибки при оформлении
- Русская «О» вместо нуля в госномере, из-за чего пропуск не сходится с машиной.
- Выбран не тот склад: названия похожи, а пропуск не переносится.
- QR напечатан слишком мелко, сканер его не видит.
- Водителя сменили в дороге, а ФИО в пропуске осталось прежним.
- Поставку оформили, а пропуск забыли, и машина стоит перед КПП.
- Документы на машину и паспорт остались в офисе: пропуск их не заменяет.
Частые вопросы
Сколько времени занимает оформление пропуска?
Разовый пропуск формируется в кабинете сразу после создания поставки, проверка занимает минуты. Постоянный пропуск через отдел кадров или агентство оформляется 3–5 рабочих дней. То есть под поставку планировать неделю не нужно, а под трудоустройство нужно.
Можно ли одним пропуском заехать дважды?
Нет. QR-код рассчитан на один заезд и блокируется после первого сканирования. Если груз нужно довезти вторым рейсом, оформляйте второй пропуск. На каждую машину всегда отдельный пропуск.
Почему пропуск отклонили?
Чаще всего причина в данных: неверный госномер, опечатка в ФИО или выбран не тот склад. Проверьте форму по документам водителя и машины и создайте пропуск заново с исправленными полями. Если данные верны, а статус не меняется, пишите в поддержку Wildberries из кабинета.
Нужен ли пропуск, если везёт транспортная компания или фулфилмент?
Пропуск всё равно оформляется в вашем кабинете, потому что поставка ваша. Данные водителя и машины для формы даёт перевозчик. Запрашивайте их заранее: госномер и ФИО нужны до создания пропуска, а не в день заезда.
Что делать, если дата поездки сдвинулась?
До въезда дату в пропуске можно отредактировать. Если правки поздние или срок в 72 часа уже вышел, удалите пропуск и создайте новый на новую дату. Продления у пропуска нет.
Где посмотреть, нужен ли пропуск на мой склад?
На карте складов в личном кабинете WB Partners. В карточке объекта видно, требуется ли пропуск, есть ли электронная очередь и принимает ли склад QR-поставки. Эти параметры меняются, поэтому проверяйте их перед каждой отгрузкой.
Как выбрать склад и оценить поставку в CIFRA STAT
CIFRA STAT не оформляет поставки и пропуска: это сервис аналитики вашего собственного кабинета Wildberries, данные приходят по официальному API. Но решение, сколько и на какой склад везти, он помогает принять до того, как вы заполните форму пропуска. В разделе склада видны остатки FBO и FBS с разбивкой по размерам и локализация, то есть насколько ваш товар лежит близко к покупателю.
Дальше работает лестница маржи. ВМ3, то есть валовая маржа после всех расходов и рекламы, показывает по каждому артикулу, что остаётся после комиссии, логистики, хранения и штрафов. Видно, какие товары действительно стоит довозить, а какие съедают деньги на логистике. Прогноз выкупа по собственному проценту артикула подсказывает, сколько из уже сделанных заказов доедет до оплаты, и помогает не возить лишнее.